Artykuły blogowe Opublikuj Artykuł Dodaj firmę

Co powinna zawierać umowa z firmą sprzątającą biura?

Zatrudnienie profesjonalnej firmy sprzątającej do utrzymania porządku w biurze to coraz bardziej popularne rozwiązanie. Dzięki takim usługom, przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwoju biznesu, nie martwiąc się o codzienne obowiązki porządkowe.

Jednak, aby współpraca z firmą sprzątającą przebiegała bez problemów, kluczowe jest zawarcie odpowiedniej umowy, która precyzyjnie określi wszystkie warunki. W tym artykule omawiamy, co powinna zawierać umowa z firmą sprzątającą biura.

Dane stron umowy

Każda umowa powinna rozpoczynać się od dokładnych danych stron. W przypadku umowy z firmą sprzątającą biura, należy podać pełną nazwę i adres siedziby Twojej firmy oraz firmy sprzątającej, a także numery identyfikacyjne (np. NIP, REGON) i dane kontaktowe. To podstawowy element, który zapewnia identyfikację stron umowy.

Dobrze jest również dodać informacje o osobach kontaktowych, które będą odpowiedzialne za nadzorowanie umowy po stronie Twojej i firmy sprzątającej.

zakres usług sprzątania

Zakres usług

Jeden z najważniejszych punktów umowy. Należy precyzyjnie określić, jakie usługi będą świadczone przez firmę sprzątającą. Warto szczegółowo wymienić:

Rodzaj sprzątanych powierzchni: Czy będzie to całe biuro, czy tylko wybrane pomieszczenia (np. toalety, korytarze, kuchnia)?
Rodzaj czynności: Określenie, czy firma będzie zajmować się codziennym odkurzaniem, polimeryzacją podłóg, czyszczeniem okien, opróżnianiem koszy na śmieci, praniem tapicerki, czy innymi specjalistycznymi usługami.
Częstotliwość usług: Określenie, czy sprzątanie będzie odbywać się codziennie, raz w tygodniu, czy może w innej częstotliwości.

Warto stworzyć szczegółowy wykaz czynności, aby uniknąć nieporozumień co do zakresu usług sprzątających i oczekiwań obu stron.

Harmonogram i godziny sprzątania

W umowie należy ustalić konkretne dni oraz godziny, w których firma sprzątająca będzie świadczyć swoje usługi. Często biura działają w określonych godzinach, więc sprzątanie może odbywać się w godzinach poza czasem pracy, aby nie zakłócać działalności firmy.

Jeśli firma sprzątająca będzie miała dostęp do biura po godzinach pracy, należy także uzgodnić kwestie związane z bezpieczeństwem i dostępem do budynku (np. klucze, kody dostępu).

wynagrodzenie firmy sprzątającej

Wynagrodzenie i warunki płatności

Każda umowa powinna określać wynagrodzenie za świadczenie usług oraz warunki płatności. Ważne jest, aby uzgodnić:

Kwotę wynagrodzenia: Czy będzie to stawka godzinowa, dzienna, czy miesięczna? Może również obowiązywać inny sposób rozliczenia, np. za wykonaną usługę.
Terminy płatności: Określenie, w jakim terminie firma sprzątająca ma otrzymać wynagrodzenie (np. przelew na konto firmowe do 7 dni od wystawienia faktury).
Koszty dodatkowe: Jeżeli w trakcie trwania umowy pojawią się dodatkowe koszty (np. za specjalistyczne środki chemiczne lub zastosowanie dodatkowych maszyn), warto je wcześniej omówić.

Ustalając warunki płatności, warto także określić, jakie są konsekwencje opóźnień w płatnościach (np. naliczenie odsetek).

Okres obowiązywania umowy i warunki jej wypowiedzenia

Umowa z firmą sprzątającą powinna określać czas jej trwania. Może to być umowa na czas określony (np. 6 miesięcy, rok) lub nieokreślony. Warto również wskazać warunki wypowiedzenia umowy, zarówno przez Twoją firmę, jak i firmę sprzątającą. Należy określić:

Czas trwania umowy – czy jest to umowa na czas określony, czy nieokreślony.
Okres wypowiedzenia – zazwyczaj to 30 dni, ale warto dostosować to do swoich potrzeb.
Powody wypowiedzenia – co stanowi podstawę do rozwiązania umowy (np. niedotrzymanie warunków umowy, niezadowolenie z jakości usług).

Zaleca się również określenie, co dzieje się w przypadku niewywiązania się z umowy przez którąś ze stron (np. kary umowne).

ubezpieczenie i odpowiedzialność

Odpowiedzialność i ubezpieczenie

Zanim podpiszesz umowę, warto upewnić się, że firma sprzątająca posiada odpowiednie ubezpieczenie, które chroni przed ewentualnymi szkodami (np. uszkodzenie mienia, pożar spowodowany niewłaściwym użytkowaniem sprzętu). Ponadto umowa powinna zawierać zapis dotyczący odpowiedzialności firmy sprzątającej za ewentualne szkody powstałe podczas wykonywania usług.

Jeżeli firma sprzątająca ma dostęp do wrażliwych informacji (np. w postaci dokumentów firmowych, komputerów), warto określić również kwestie dotyczące poufności.

Sprzęt i środki czystości

Warto w umowie zaznaczyć, kto będzie odpowiedzialny za dostarczenie sprzętu i środków czystości. Zazwyczaj firma sprzątająca zapewnia własne środki chemiczne i urządzenia, ale nie zawsze tak jest. Dlatego ta kwestia powinna być doprecyzowana w umowie

Jeśli zależy Ci na ekologicznym podejściu, zapytaj, czy firma korzysta z biodegradowalnych i przyjaznych środowisku środków czystości.

Kontrola jakości i nadzór prawidłowego wykonywania umowy

Aby mieć pewność, że firma sprzątająca świadczy usługi na odpowiednim poziomie, warto w umowie uwzględnić zasady kontroli jakości. Możesz na przykład ustalić, że po każdym sprzątaniu ktoś z Twojej firmy dokona wstępnej inspekcji, aby upewnić się, że wszystkie usługi zostały wykonane zgodnie z umową.

Ustal harmonogram regularnych spotkań lub raportów, które pozwolą na ocenę jakości świadczonych usług.

Podpisanie umowy z firmą sprzątającą to kluczowy krok w zapewnieniu czystości i porządku w biurze. Precyzyjne określenie wszystkich warunków współpracy, takich jak zakres usług, wynagrodzenie, odpowiedzialność czy terminy płatności, pomoże uniknąć nieporozumień i problemów w trakcie trwania umowy. Warto poświęcić czas na stworzenie umowy, która będzie kompleksowo regulować współpracę, zapewniając satysfakcję obu stron.